ডাটা এন্ট্রির খুটিনাটি

রাকিব সাহেবের একটি কোম্পানি রয়েছে। তিনি তার  কোম্পানিতে যারা কাজ করে তাদের কাজের বর্ণনা ,কে কোন কাজে এক্সপার্ট এবং কে কোন সময়ে কাজে আসে কখন যায় এবং কি কি কাজ সারাদিন করেছে সেগুলো একটি খাতায় লিপিবদ্ধ করে। কিন্তু হঠাৎ একদিন তার খাতাটি ইদুরে খেয়ে ফেলে এতে তার কোম্পানির সমস্ত ডাটাগুলো নষ্ট হয়ে যায়। ফলে  তার কোম্পানির ব্যাপক ক্ষতি হয়। এর পরে তিনি একটি সফটওয়্যার কোম্পানির সাথে যোগাযোগ করে সেখান থেকে একজন ডাটা  অপারেটরের মাধ্যমে তার কোম্পানির সমস্ত ডাটা গুলো কম্পিউটারে ডাটা এন্ট্রি করেন। এছাড়া তিনি তার কোম্পানিতে কত টাকার সামগ্রী রয়েছে কত টাকা লাভ হচ্ছে সবকিছুই ডাটা এন্ট্রি করে রাখেন ।এতে  তার কোম্পানি কি পরিমাণ লাভ বা ক্ষতি হচ্ছে সেটি তিনি আগে থেকেই জানতে পারছেন। কম্পিউটারের মধ্যে ডেটা এন্ট্রি করার ফলে যে সুবিধাগুলো হচ্ছে তার কোম্পানির সমস্ত আপডেট তিনি  প্রতিদিনই জানতে পারছেন এবং ডাটা গুলো হারিয়ে যাওয়ার কোন সম্ভাবনা নেই । 

এখন আপনার মনে আসতেই পারে যে ডাটা এন্ট্রি কি এবং এগুলো কিভাবে কাজ করে। ডাটা এন্ট্রি কাজটা কি এ সম্পর্কে ভালো করে বোঝার জন্য আমাদের আগে জানতে হবে ডাটা এন্ট্রি মানে কি? নিচে এর বিস্তারিত আলোচনা করা হলোঃ 

ডাটা এন্ট্রি (Data Entry)কি?

ডাটা এন্ট্রি (Data Entry)মানে কম্পিউটারের মাধ্যমে কিছু নির্দিষ্ট ধরনের ডাটা টাইপিং এর মাধ্যমে  সফটওয়্যারের সাহায্যে যেকোনো হার্ড কপি থেকে ডাটা গুলোকে সফ্ট কপিতে রূপান্তরিত করা অর্থাৎ হাতে লেখা কোন তথ্যকে কম্পিউটারের মাধ্যমে টাইপ করে লিপিবদ্ধ করে ফাইলে সংরক্ষণ করে রাখা।

ডাটা বলতে  মূলত যেকোনো ধরনের কোম্পানির  object, file, information, media ইত্যাদি হতে পারে।যেমন- document, image, text, number ইত্যাদি।

ডাটা এন্ট্রি করার সময় হাতে লেখা যেকোনো লেখাকে (physical paper document) দেখে কিবোর্ড এর মাধ্যমে কম্পিউটারে টাইপ করে তা ফাইল আকারে সংরক্ষণ করা হয়।

আর এই ডাটা এন্ট্রির কাজ যেই ব্যাক্তির দ্বারা করানো হয় তাকে ডাটা এন্ট্রি অপারেটর (data entry operator) বলা হয়। 

বর্তমান এই অধুনিক যুগে যেকোনা কাজ কম্পিউটারের দ্বারা করা হয়। এজন্য বিভিন্ন ধরনের ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট গুলোকে কম্পিউটারে ডিজিটালি স্টোর করে ডাটাবেজ তৈরি করা সাধারণ একটি ব্যাপার।

তাই বর্তমান সময়ে আলদা আলদা কাজের জন্য আলদা আলদা ধরনের ডাটা কম্পিউটারে এন্ট্রি হচ্ছে।

যেকোনো কোম্পানি তার sales, purchase, feedback, customer review ইত্যাদি বিভিন্ন ধরনের ডাটা গুলোকে এক্সেল সফটওয়্যার এর ব্যবহার করে ডিজিটাল ডাটাবেজ (digital database) তৈরি করাটা অনেক লাভজনক বা সুবিধাজনক।

কারণ, MS-excel এর মধ্যে প্রতিটি সুবিধা রয়েছে যেগুলো ব্যবহার করে data entry র কাজ গুলো অনেক সহজে করা যেতে পারে। তাছাড়া এক্সেল এর মাধ্যমে আপনি আপনার হিসাবে entry ও record গুলোকে edit বা add করতে পারবেন।

কাদের দিয়ে  ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) করাবেন?

ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) এর কাজগুলো ফ্রিল্যান্সিং বা আউটসোর্সিং মার্কেটপ্লেস গুলোতে পাওয়া যায়।এছাড়াও বিভিন্ন সফটওয়্যার কোম্পানি আছে  যেগুলোতে দক্ষ লোক দ্বারা  ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) এর কাজ করা হয়।

দক্ষ লোক দিয়ে কাজ করালে আপনার ডাটা এন্ট্রি তে কোন ধরনের ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকেনা আর অদক্ষ লোক দিয়ে যদি কাজ করেন তাহলে ডাটা এন্ট্রি তে যদি কোন ভুল হয় সেটি কোম্পানির জন্য অনেকটা বেদনাদায়ক হয়। তাই ডাটা এন্ট্রি কাজ করার জন্য অবশ্যই দক্ষ লোক প্রয়োজন।

আপনি যদি আপনার কোম্পানীর জন্য  দক্ষ লোক দিয়ে ডাটা এন্ট্রির কাজ করাতে চান তাহলে আমাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।

আমাদের ফেসবুক পেজঃ Tech TSBD

ইমেইলঃ techtsbd@gmail.com